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Cómo organizar y preparar un Workshop para impulsar tu negocio

¿Qué es un Workshop?

Un workshop es una herramienta de comunicación en la que se brinda contenido para compartir y fascinar a un público que comparte unas  necesidades, expectativas e ilusiones muy concretas.

Se realiza en un contexto de reunión en la que previamente se han definido pocos pero claros objetivos.

En un workshop los asisten pueden ser muy diferentes pero comparten un mismo interés: que durante un tiempo definido buscan focalizar y obtener unos resultados predefinidos.

Las expectativas de los asistentes pueden tener diversa naturaleza pero siempre coexiste el aprendizaje, compartir una experiencia didáctica, obtener inspiración, generar nuevas y mejores ideas y crear sinergias profesionales.

 

En este post voy a compartir contigo

 “Cómo organizar y preparar un Workshop para impulsar tu negocio”

 

¿Para qué hacer un workshop?

como hacer un workshop

 

Antes de pensar en cómo organizar un workshop,
es necesario decidir el tema central y cuál es objetivo
que quieres cumplir al realizarlo. Por ejemplo:

  • Dar a conocer tu marca
  • Informar y enseñar cómo utilizar cierto producto/servicio
  • Enseñar y transmitir conocimientos
  • Compartir casos de éxito
  • Anunciar asociaciones con otras marcas, etc
  • Posicionarte como experto en tu actividad o pasión
  • Conseguir autoridad
  • Para conseguir objetivos comerciales

 

7  ASPECTOS QUE DEBES CONTEMPLAR PARA ORGANIZAR TU WORKSHOP

 

Cómo Organizar y Preparar un Workshop

1. Precisar el tema

Debemos dejar muy claro sobre lo que tratará el workshop.

Por una parte, hacer ésto nos permite, concretar y no perder el foco cuando preparemos el contenido y el material que daremosy por otra, permite a los asistentes saber claramente lo que encontrarán en el evento.

Nos interesa ser claros al respecto y no dar lugar a falsas especulaciones y expectativas de contenido por falta de información y concreción.

Estas dos preguntas nos pueden ayudar a enfocar  nuestro evento:

  • ¿Qué quieres conseguir con tu Workshop?
  • ¿Cuáles son los resultados tangibles que se deben producir durante el taller?

 

2. Estimar la duración

La duración ideal de un workshop depende de los contenidos que se pretenden abordar, fundamentalmente. Lo más habitual es que su duración esté en torno a las 3-5 horas pero existen eventos de todo el día. Es aconsejable dividir en dos días si el contenido es extenso, para hacer del taller una experiencia más fluida y oxigenada.
Algunas preguntas que nos pueden servir en esta fase  pueden ser:

  • ¿Cuánto tiempo necesitarán los asistentes para llegar a conclusiones?
  • ¿Qué dinámicas o actividades debemos realizar para conseguir los resultados previstos?
  • ¿Qué aspectos se deben resolver durante la sesión y cuáles no?
3. Estudiar la época del año más propicia para realizar el workshop

Esto depende mucho del tipo de negocio que tengas. Suele ser una buena época el mes de Enero por aquello de los comienzos, nuevo año… Sin embargo, es muy importante comprobar que en la fecha en la que se organiza tu taller no exista otro evento relevante en la ciudad, de lo contrario será difícil competir.
Además creo que esto también va en función del perfil de nuestro asistente ideal. Por ejemplo, si es un workshop para madres primerizas, quizás no importe tanto la época del año y sí más un día y un horario concreto. Hay que valorarlo de forma específica en función del tipo de negocio que tengas, los eventos que tendrán lugar en tu misma programación y el perfil del asistente al que te diriges.

4. Identifica el público objetivoCómo Organizar y Preparar un Workshop

Intenta definir lo más concretamente posible tu público y analiza si está en linea con tus objetivos del Workshop. Estas preguntas te pueden ayudar a definirlo mejor, si aún no lo tienes:

  • ¿Qué tipo de perfil quieres que cumplan las personas que acudan a tu evento?
  • ¿Que requisitos necesitan cumplir para asistir?
  • ¿Quién debería asistir a nuestro evento para que podamos conseguir los objetivos y los resultados previstos?
5. Define el material que vas a utilizar

Se debe tener preparado el material que vas a querer compartir con los participantes. Sean guías, manuales de uso, información en digital o elementos multimedia, ha de estar listo para ofrecer,  ya que,  seguramente no se conformarán con solo verla en pantallas; van a querer poder llevarse a casa parte de la información que les has compartido en el evento.

Todo lo que los asistentes se lleven con ellos creará un vínculo emocional y asegurará la continuidad del evento, una vez terminado. Es importante permanecer el mayor tiempo posible en las mentes de nuestros asistentes.

6. Publica y Difunde tu workshop

Es clave para lograr que tengas la cantidad de participantes que deseas. Las redes sociales están para ayudarnos en esta labor. Puedes difundirlo en tu blog o blogs relacionados con la temática del evento. Yo utilizo Eventbrite porque es sencilla de utilizar, tienes control sobre tus participantes de un modo organizado, te permite pasarela de pago y  puedes crear tu propia Landing Page para el evento. Llevo años utilizándola para los talleres que hace años impartía sobre desarrollo personal y sigo utilizándola.

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7. Acredita y certifica la asistencia de los participantes

Si no tienes web o blog, mi consejo es que optes por una Landing o página de aterrizaje.

Las Landin Page son muy prácticas para estos eventos porque nos permiten recabar información de los participantes a partir de formularios de confirmación. De este modo, puedes adelantarte para preparar las acreditaciones y/o certificados que quieres emitir. Incluso puedes, y si me lo permites “debes” personalizarlos con la imagen de tu marca.

El check in de los participantes debe ser una labor sencilla y automatizada ya que tienes los tiempos exactos.

Utiliza una sencilla base de datos donde incluyas el nombre completo del participante para que de manera manual le puedas otorgar algún elemento que lo identifique entre los demás participantes.

 

enseñar y emocionar

CONTENIDO DIDÁCTICO DEL WORKSHOP

La magia de un Workshop exitoso se encuentra en su equilibrio entre contenido didáctico y contenido emocional.

 

1.  ENFOCAR EL WORKSHOP 

¿Cuál es el gran beneficio que logran los asistentes?como-organizar-y-preparar-un-workshop

Tus asistentes aprenderán una sola cosa y si hay más que aprender se hará en otro workshop más  avanzado.

Es el momento ideal para posicionar nuestra marca y una oportunidad para informar de otras opciones que pueden serles interesantes para ampliar sus conocimientos.

No debemos confundir esta acción con hacer promoción y venta a saco. NO. Hay  algo que es la “venta sin intención” y es aquella en la que ofreces lo que haces con el interés de ayudar al otro. Simplemente despliegas los beneficios de modo que el otro pueda descubrir por él mismo que realmente le interesa, o de lo contrario decide que no se ajusta a lo que necesita en esos momentos. La venta sin intención no buscar la venta, busca ayudar, ofrece una solución y deja espacio al otro.

 

2. LA PRIMERA PARTE DEL WORKSHOP SIRVE PARA DOS ACCIONES IMPORTANTES, DESDE MI PUNTO DE VISTA

 

1. Momento de presentarte como un experto

Hay una breve introducción de quién eres aunque probablemente ya lo sepan de antemano.
Es tu momento de gloria”  y debes enfocarlo como una fase de revelación de todo lo que mostrarás y es beneficioso para los participantes.Cómo Organizar y Preparar un Workshop

Debes aprovechar para describir y hablar de la metodología,
cnica o método que mostrarás.

Es el momento ideal para mostrar el Gran Contenido,
evitando cometer el error de dejar lo mejor para el final.
Hay expertos en el tema que piensan es un error, yo también lo creo.

2. Momento de establecer reglas del Workshop.

Establecer reglas en tu evento es algo necesario y más cuando las actividades son grupales porque si tu no tomas el control algo o alguien lo hará por ti, créeme, esto pasa y debemos evitarlo.  También es momento de asentar una relación positiva entre los asistentes creando un entorno de comunicación abierta e igualandolos entre sus opiniones.

3. MANOS A LA OBRA

Es momento de ponernos a trabajar y a aprender.  Las personas queremos aprender, sentirnos capaces y comprobar que podemos utilizar aquello en lo que hemos invertido nuestro dinero y sentir que realmente lo podemos aplicar en nuestro día a día,. Queremos ser autosuficientes.

Esta es una parte en la que debemos mostrarnos generosos con lo que sabemos y compartirlo sin miedo.
A diferencia de otro tipo de eventos, como las conferencias o los debates, el workshop promueve la participación activa de los asistentes. Es decir, quien asiste a un workshop no se limita a ser espectador u oyente, sino que también se involucra en determinadas actividades propuestas por quien lo organiza.

Los participantes serán los que establezcan una conclusión final, gracias a las actividades que se han realizando y es un buen momento para aprovechar y realizar nuestra propia autocrítica  e implementar las mejoras oportunas para los siguientes workshops.

 

Cómo Organizar y Preparar un Workshop

4. DINÁMICAS GRUPALES

No en todos los workshops necesariamente va ha haber unas dinámicas grupales,
todo depende de la naturaleza del mismo, aunque frecuentemente sí es así.

Las dinámicas grupales ayudan de un modo muy dinámico a implementar lo que hemos ido desarrollando durante todo el evento y es un momento propicio para  el Feedback esterno, es decir, de los asistentes. Esto es  realmente enriquecedor y muy interesante porque resulta más  objetivo y ajeno a nuestro ego y a la valoración que solemos realizar, (en unas ocasiones demasiado crítico y perfeccionista y otras veces bastante escaso en autocrítica constructiva).
Es también  un momento ideal para conseguir información de como están viviendo y experimentando el evento los asistentes  a través de las “mini sesiones individualizadascon cada uno   un “one to one”.

Al tiempo que te sirve a tí, también permite a los asistentes sentir un acercamiento y tu atención inmediata con el ponente y esto gusta mucho.
Con la atención personalizada estamos aportando un valor intangible  que causa un gran impacto positivo porque estaremos atendiendo problemas emergentes en el taller y resolviéndolos in situ.
Pero es que además, sus propias dudas te ofrecerán  información muy valiosa que después podrás implementar en tus
propios servicios, así que todos salimos ganando.

5. EL FINAL DEL WORKSHOP

Me atrevo a decir que un workshop nunca tiene un final si se hace bien. Es decir tu taller nunca debe de darse por finalizado y adiós muy buenas. Te voy compartir cómo podemos tener continuidad de nuestro workshop para que la experiencia y nuestra notoriedad se mantenga en el tiempo de un modo natural.

Para empezar antes de finalizar nuestro workshop es importante llevar a cabo varias acciones que son muy sencillas, pero al mismo tiempo son concisas y estratégicas para llevar más allá nuestros objetivos con el evento.

¡Recuerda! una acción clara, concisa y estratégica (implica ir más allá)

  •  Pedir a los asistentes su Mail (si no lo tenemos ya) de esta forma construiremos una comunidad más vivencial.
  •  Después del evento un Post en nuestro blog , es casi obligado. Podemos implementar otras estrategias para nuestro negocio, como aprovechar el evento para nutrir los contenidos de la marca, difundirlo y mostrar información que pueda serles relevante a nuestros lectores.
  • Difusión de imágenes del workshop (con el permiso por supuesto de los asistentes) para posteriores talleres.
  • Testimonios grabados o escritos por mail, por ejemplo, al final del workshop para compartirlo en tu web si lo crees necesario.

Promocionar otros workshops o de niveles superiores o complementarios que tengas en tu cartera de servicios

Estos son algunos ejemplos de como introducirlos tanto en el copy de tu web como verbalmente

  • Si necesitas seguir aprendiendo sobre “……”, te recomiendo “……..”.
  • Si te apetece seguir practicando sobre “…….”, te recomiendo “……..”.
  • Si quieres realizar un taller avanzado sobre “ ……” ,”apúntate aquí”.
  • Si quieres aprender más sobre “…….”,  “apúntate a mi zona privada, entra en “….” o visita  “…..”

 

CONTENIDO EMOCIONAL TU WORKSHOP

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1. ELIGE UN ESPACIO FÍSICO QUE HABLE DE TU MARCA

Decide y selecciona un lugar alineado con lo que quieres transmitir con tu marca. Un lugar apacible sin tránsito de gente que nos despiste o rompa nuestro ambiente es esencial.
Otros aspectos que nos ayudan a plasmar nuestro estilo, es encontrar sitios con la luz natural y adecuada, una temperatura fresca, y muy importante también el aroma de la sala (de tu marca), todas las marcas tienen un aroma, encuentra el tuyo y te estarás diferenciando.
Puede que alguien piense que esto es una chorrada, pero hazme caso todo cuenta cuando entra en juego las percepciones y es lo que establece la distinción entre unos eventos y otros.

Estos pequeños detalles marcan la diferencia real de un “estuvo bueno….bien” a un “¡ha sido espectacular!, ¿Cuándo es el próximo?”

 

2. SUPERA LAS EXPECTATIVAS DE TU OBJETIVO PRINCIPAL

Enfocarte en superar las expectativas ¡no explicar todo lo que voy  a ofrecer! esto impactará y superará las expectativas de los asistentes, les sorprenderá y les topará con algo con lo que no contaban, esto siempre impacta y nos encanta.

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3. CONECTAR EL ESPACIO ONLINE CON OFFLINE 

Como estrategia no cabe duda que combinar los beneficios de lo presencial con el  medio 2.0 es una medida inteligente y necesaria si queremos llegar al máximo numero de personas. Todo lo que  publiquemos en la red deberá ajustarse luego al mundo offline.

Aún cuando no tenemos a la persona delante, Internet es plenamente emocional y se decide en segundo si algo nos gusta o sencillamente no nos aporta lo que buscamos o necesitamos.

 

¿Cómo podemos conectar el mundo online con el mundo offline?

  • A través de tus textos: un buen copy es tremendamente efectivo para llegar a los corazones, aunque se diga lo contrario seguimos leyendo más de lo que se piensa.
  • A través sel canal visual: unas bonitas imágenes, gifs, etc y sobre todo con autenticidad y honestidad.
  • Cuidar la imagen y la estética del material que darás a los asistentes: debe ser completo, único, útil e inspirador. Tengamos en cuenta que ese material será utilizado y acompañará a nuestros asistentes para siempre.

Equilibrar estos dos medios es un arte que con la práctica terminará siendo algo natural y relativamente sencillo.

4. CREAR UNA EXPERIENCIA SENSORIAL 

4-5 horas pasan volando cuando estamos inmersos en algo que nos ha cautivado, pero debemos establecer tiempos de descanso para tomar algún tentempié.La forma de crear experiencia es estimulando los sentidos: visual, olfativo, auditivo, tacto yCómo Organizar y Preparar un Workshop
gustativo.

En España ya sabemos que comer nos priva y resulta ser una experiencia que colma todos nuestros sentidos. es un momento que se asocia con compartir y es propicio para crear experiencia vivencial y hacer de esos momentos algo más trascendental.
Pero además, existen otras formas de alimentar los sentidos, por ejemplo:

  • El perfume de nuestra marca
  • La iluminación y temperatura
  • La música de fondo, si lo creemos oportuno.
  • Todo esto hará que nuestro workshop se convierta en una experiencia no solo intelectual sino vivencial y memorable para participantes y ponente.
5. ALARGAR LA EXPERIENCIA

Si pensamos que terminar un workshop es fin, adios y punto, estamos muy equivocados y este planteamiento ha de ser corregido lo antes posible.

Los asistentes tendrán algo que tras finalizara el taller les recordará a aquél evento o que le acompañará en diferentes momentos y aspectos de su vida. Aquí entra tanto lo tangible como lo intangible.

Merchandasing

  • Material elegido para regalar a tus asistentes: bolis, libretas, marca páginas, no se, lo que  se ajuste a tu presupuesto y valores de marca.

Experiencias vividas.

  • Un nuevo curso o taller más avanzado, por ejemplo que de continuidad al realizado.
  • Crear y alimentar un foro de participantes, por ejemplo mantendrá el contacto y puede ser muy interesante para conseguir continuidad, comunidad y nicho para posteriores workshop.
  • Los manuales u objetos cohesivos de la marca correspondientes al contenido del evento.
  • Grupo de Faccebook, etc

Cómo Organizar y Preparar un Workshop

Antes de finalizar me gustaría agregar algo más pero son aspectos que no todo el mundo incorpora en sus eventos. A mi me gusta agregar dos aspectos en la preparación de mis talleres:

  1. REQUISITOS PARA ASISTIR
  2. PARA QUIÉN ES ESTE WORKSHOP
  3. LO QUE DEBEN ESPERAR Y SE LLEVAN DEL WORKSHOP TUS ASISTENTES
  4. LO QUE NO DEBEN ESPERAR (en algunas ocasiones es conveniente especificar bien lo que no incluye el workshop, sobre todo para determinados tipos de eventos que incluyen procesos, actividades creativas, o elaboración de productos que deberán ser trabajados con posterioridad, etc).

 

¡Ahora sí hemos llegado al final!

Espero haberte ayudado. Mucha suerte con tu workshop.
Si has echado algo en falta en el post, puedes utilizar la cajita de comentarios para dejar tus sugerencias, opinión o simplemente para decir hola. 😊
Nos vemos en el próximo post!

Beso grande.
Marian

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